En la Unidad nacional de Protección, como en la mayoría de las entidades públicas, los procesos de gestión documental van de la mano con el desarrollo y modernización de la entidad. Sin embargo, debido al altísimo flujo de documentos que maneja la UNP por su misionalidad y con el crecimiento de la demanda del servicio que presta, el archivo de los legajos correspondientes a cada Orden de Trabajo – OT – se hizo cada vez más difícil, hasta resultar en la utilización de varios espacios de las diferentes sedes, para su almacenamiento.
En el año 2022, el ex Subdirector de Evaluación del Riesgo, Enrique Lara (QEPD), encontró que, no sólo las carpetas estaban repartidas en distintas locaciones, sino que cerca de 24.000 estaban desactualizadas, es decir, con documentos faltantes y/o sin firmas.
El reto
Se propuso entonces la organización del archivo de la Subdirección de Evaluación del Riesgo – SER, encomendando a su asesora, Kelly Alegría, la misión de institucionalizar la correcta disposición y archivo de los documentos de esta área, aplicando la política de gestión documental de gobierno. Después de 11 meses de mesas de trabajo, consiguieron un espacio físico para el archivo, en el primer piso de las oficinas de la SER, en Puente Aranda e iniciaron la organización de los documentos.
A la fecha, se han actualizado y organizado 5.000 carpetas, bajando a 19.000 el número inicial y trabajando paralelamente en archivar de manera correcta los expedientes que se van creando. Gracias a esta gestión efectiva del equipo de trabajo del archivo de la SER, liderado por el funcionario Miguel Ángel Rivera, la documentación que ingresó a esa Subdirección en el 2023 se encuentra al día, con documentos y firmas pertinentes.
Los avances del gobierno del cambio
De la mano con el trabajo de organización y archivo, la SER ha experimentado cambios significativos en cuanto a la cultura archivística, propendiendo porque, no sólo en esta área, sino en la entidad en general, la disposición de los documentos se haga de una manera correcta, que facilite el acceso a la información para cada uno de los procedimientos institucionales.
Kelly Alegría, que ha liderado este proceso, resalta que es otro logro del gobierno del presidente Gustavo Petro y destaca que se ha contratado personal para archivo, lo que contribuye a una gestión más eficiente, favoreciendo a la entidad en la organización, clasificación y administración de los expedientes individuales. Esto se reflejará en una mejor prestación del servicio, agilizando los trámites ante la UNP.
Este es el primer paso del proyecto de digitalización del archivo, cuya necesidad es creciente y se espera haga parte del proceso de modernización de la Unidad Nacional de Protección, una entidad que le apuesta al cambio, empezando por casa.
